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  • Eric Teixido

Externalización informática en el sector hotelero


En los últimos tiempos ha sido posible observar un cambio en la realidad empresarial del sector hotelero, viéndose abocados a una situación cada vez más flexible. Relacionado con ésta nueva realidad, las exigencias tecnológicas que ha acarreado, requiere de grandes inversiones para la mayoría de pequeñas y medianas propiedades, que no cuentan con los recursos humanos, el know-how y otros recursos.


La virtualización de los servicios administrativos de este tipo de organizaciones a pequeña escala puede considerarse una importante ventaja competitiva.


Transformando los costes fijos en variables, la externalización de servicios reduce drásticamente el riesgo y aumenta los ingresos de explotación a medio plazo.


Pero, ¿qué es realmente la externalización y cuáles son sus implicaciones?

Como indica el término, externalizar significa subcontratar, buscar fuera. Se recurre a una empresa externa para satisfacer las necesidades de servicios, ya sean temporales o permanentes. Mediante este proceso de contratación, una empresa contrata a otra para que realice actividades que ella no puede o no tiene interés en realizar.


Con las exigencias actuales de los mercados en los que operamos, nos vemos obligados a centrarnos en áreas realmente vitales en las que dominamos los procesos. Comúnmente vemos ejemplos de externalización en servicios como la limpieza, el servicio de habitaciones, la cocina, la seguridad, la lavandería o el mantenimiento. Pero no se limita a esto, podemos utilizar servicios externos en las más diversas áreas como recursos humanos, financiera, estratégica, marketing, ventas, administrativa, legal, producción, logística o incluso residencia fiscal y oficinas físicas.


10 principales beneficios que llevan a las empresas o empresarios individuales a utilizar a terceros


1- Reducción y control de los costes operativos con la transformación de los costes fijos en variables

2- Acceso a profesionales altamente especializados, inaccesibles si se contratan directamente

3- Reducción de la plantilla, así como de los gastos inherentes a la misma

4- Aumentar el enfoque de la empresa y su competitividad operativa

5- Liberar recursos humanos para las actividades principales de la empresa

6- Aumentar la eficiencia en las tareas que consumen tiempo

7- Potenciar los servicios y añadir valor a la organización

8- Realizar actividades difíciles de controlar o gestionar

9- Compartir los riesgos y su responsabilidad con el socio / proveedor

10- Adquisición de nuevas habilidades, conocimientos técnicos y capacidad tecnológica de los sistemas


Pero estas razones no son suficientes para llegar a la decisión de contratar este tipo de servicios, antes de proceder a una estrategia de externalización de un determinado servicio, se debe realizar un análisis detallado y minucioso, conociendo de antemano el socio adecuado a nuestro tipo de negocio y las posibles desventajas si no se aplica correctamente.


5 desventajas más comunes en un proceso de externalización no ajustado a la realidad del negocio hotelero y de alojamiento:


1- Poca implicación del socio y poca identificación con el proyecto

2- Menor control de las actividades y mayor dificultad en el flujo de información

3- Poca alineación con la cultura y estrategia de la empresa

4- Los costes pueden ser mayores si no producen resultados

5- Mayor dependencia administrativa


Sin duda es una estrategia que aporta muchos beneficios, pero solo si se aplica bien y se ejecuta bien puede producir los resultados deseados para todas las partes implicadas.


No solo el proveedor de servicios de outsourcing debe adaptarse a la implementación de nuevos procesos o realidades, la empresa contratante también debe reflejar y facilitar las condiciones necesarias para el buen desarrollo de las actividades.


Se identifican cinco fases en un proceso de implantación de servicios de Outsourcing:


1- Diagnóstico e identificación de oportunidades

En esta fase se define la estrategia de la empresa y sus ventajas competitivas. Aquí sabremos cuáles son los puntos fuertes de la empresa, sus competencias clave, mantener su ejecución, so pena de perder competitividad.


2- Evaluación de las oportunidades

Después de identificar las oportunidades mencionadas en el punto anterior, debemos evaluar la calidad del coste/beneficio en la forma en que se llevan a cabo actualmente en la empresa. Necesitamos una descripción completa de la actividad que se quiere subcontratar, así como herramientas para evaluar el rendimiento y el nivel deseado de la actividad. A partir de la comparación de valores entre los dos escenarios, podemos pasar a la siguiente fase.


3- Identificación y selección del proveedor de servicios para el área de negocio

Tras investigar e identificar a los posibles proveedores de servicios, hay que establecer las condiciones en las que se creará la nueva asociación y los requisitos de estos proveedores. Con toda la información en la mano y tras una evaluación de las propuestas, se puede elegir el que garantice el mejor servicio.


4- Implantación de nuevos procesos de externalización

Sin descuidar nunca el enfoque y el servicio de la empresa, debemos elaborar un plan de acción debidamente programado, para que todos los procesos sean cuidadosamente creados, promoviendo una comunicación fluida y una interconexión cohesiva con los demás procesos de la empresa.


5- Seguimiento y evaluación de las actuaciones de todas las partes (Contratista y Subcontratista)

A partir de las herramientas creadas para evaluar el rendimiento de la asociación, debemos analizar y ajustar el plan / las condiciones de esta asociación para maximizar esta oportunidad. Después de un periodo predeterminado, dentro de los objetivos asignados se debe evaluar si se apuesta por la continuidad o no.


La externalización no es una solución para todas las empresas o negocios. Esta solución ofrece indudables ventajas financieras y operativas, pero éstas sólo se dan cuando se cumplen varias condiciones, basadas en los valores, la planificación, así como en la elección del socio ideal para el tipo de negocio en cuestión. ¿Quieres saber si tu negocio podría beneficiarse de la externalización informática? No dudes en leer nuestros artículos al respeto o en ponerte en contacto con nosotros.

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